Fiche métier de secrétaire polyvalent
Description du poste de secrétaire polyvalent
Les responsabilités quotidiennes d’un secrétaire polyvalent varient en fonction du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise.
Dans les petites entreprises comptant seulement quelques employés, le secrétaire polyvalent occupe souvent un rôle autonome. Il prend en charge toutes les tâches administratives, de la gestion des communications de bureau à la tenue de la comptabilité, en passant par l’administration du personnel. Il est également chargée d’interagir avec les clients et fait office de point de contact pour les problèmes soulevés par les collaborateurs.
La principale responsabilité de la plupart des secrétaires polyvalents consiste à fournir une assistance à leur supérieur hiérarchique. Ils allègent leur charge de travail en s’occupant des tâches secondaires, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier. Ils coordonnent les rendez-vous et les tâches, organisent les déplacements professionnels, préparent les réunions et rédigent les procès-verbaux. De plus, les secrétaires polyvalents appuient les décisions de gestion en collectant et en préparant les informations nécessaires pour leur superviseur.
Les missions principales du secrétaire polyvalent
Le métier de secrétaire polyvalent consiste à gérer les courriers et e-mails entrants, organiser son classement, commander les fournitures de bureau, prendre les appels téléphoniques et gérer l’accueil des visiteurs, etc.
Le secrétaire polyvalent joue souvent un rôle de gardien pour son supérieur, car les appels, les messages et les informations destinés à ce dernier passent d’abord par le secrétariat. Il devient ainsi le premier point de contact non seulement pour les collègues, mais aussi pour les clients et les partenaires commerciaux. Il est perçu comme un représentant de l’entreprise et exerce ainsi une grande influence sur son image extérieure.
Bien sûr, les tâches de secrétariat ne disparaissent pas simplement en l’absence de la hiérarchie d’entreprise classique. Elles sont souvent réévaluées, de sorte que certains aspects de l’assistance deviennent plus importants tandis que d’autres deviennent moins prioritaires.
Formation pour devenir secrétaire polyvalent
Pour devenir secrétaire polyvalent, il existe plusieurs formations qui peuvent vous préparer à ce métier. Voici quelques options courantes :
- Diplôme professionnel : Vous pouvez opter pour un diplôme professionnel tel qu’un Bac Professionnel « Gestion Administration » qui vous fournira des connaissances et compétences spécifiques en matière de gestion administrative.
- BTS Assistant de Gestion PME-PMI : Ce BTS vous permettra d’acquérir des compétences en gestion administrative, en communication, en organisation et en gestion des dossiers.
- BTS Assistant de Manager : Cette formation vous préparera à devenir un assistant polyvalent en développant vos compétences en communication, en gestion de l’information, en organisation d’événements et en support administratif.
- Formation en secrétariat : Vous pouvez également suivre des formations spécialisées dans le domaine du secrétariat qui couvrent des compétences telles que la gestion des communications, la gestion des documents, la planification et l’organisation des tâches.
Salaire d’un secrétaire polyvalent
La rémunération d’un secrétaire polyvalent est influencée par sa formation et son expérience. Il est également important de noter que se spécialiser dans un domaine spécifique peut avoir un impact considérable sur le salaire.
En tant que débutant, il est courant de percevoir un salaire brut mensuel compris entre 1600 et 2000 € pour ce métier. Cependant, ces chiffres peuvent varier en fonction de la nature des activités de l’entreprise et de la charge de travail demandée.
Avantages et inconvénient du métier
Les avantages du métier
Le métier de secrétaire polyvalent présente plusieurs avantages :
- Polyvalence : En tant que secrétaire polyvalent, vous êtes capable d’effectuer une grande variété de tâches, ce qui rend votre travail dynamique et varié. Vous pouvez être amené à travailler sur des domaines tels que la gestion administrative, la communication, la planification d’événements, la coordination des rendez-vous, la rédaction de documents, etc.
- Opportunités d’emploi : Les secrétaires polyvalents sont recherchés dans de nombreux secteurs d’activité, ce qui offre de nombreuses opportunités d’emploi. Vous pouvez travailler dans des entreprises privées, des institutions publiques, des organisations à but non lucratif et même exercer en tant qu’indépendant.
- Développement de compétences transversales : En occupant le poste de secrétaire polyvalent, vous développez des compétences transversales précieuses telles que la gestion du temps, la communication interpersonnelle, la résolution de problèmes, l’organisation et la maîtrise des outils informatiques. Ces compétences peuvent être transférées à d’autres postes et vous rendre polyvalent sur le marché du travail.
- Interaction avec diverses parties prenantes : En tant que secrétaire polyvalent, vous êtes souvent le point de contact entre les collègues, les clients, les fournisseurs et d’autres parties prenantes. Cela vous permet d’interagir avec des personnes de différents niveaux hiérarchiques et de différents milieux, ce qui enrichit votre expérience professionnelle et développe votre réseau.
- Possibilité d’évolution : Avec l’expérience et la formation continue, vous pouvez évoluer vers des postes de responsabilité plus élevés, tels que secrétaire de direction, assistant de direction ou coordonnateur administratif. Ces opportunités d’évolution vous permettent de progresser dans votre carrière et d’accéder à des fonctions plus spécialisées ou de gestion.
Les inconvénients du métier
Bien que le métier de secrétaire polyvalent présente de nombreux avantages, il comporte également certains inconvénients :
- Charge de travail élevée : En tant que secrétaire polyvalent, vous pouvez être responsable de nombreuses tâches et être sollicité par différentes personnes en même temps. Cela peut entraîner une charge de travail élevée et des périodes de stress, notamment lorsqu’il y a des échéances serrées ou des situations urgentes à gérer.
- Pression temporelle : En raison de la diversité des tâches à accomplir, il peut être difficile de gérer efficacement son temps. Vous devez être capable de hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les interruptions fréquentes. La pression temporelle peut être constante et nécessite une bonne gestion de votre emploi du temps.
- Relations interpersonnelles complexes : En tant que point de contact pour différentes parties prenantes, vous pouvez être confronté à des relations interpersonnelles complexes. Cela peut inclure des situations de conflit, des demandes contradictoires ou des attentes élevées de la part de différentes personnes. La capacité à gérer les relations interpersonnelles de manière professionnelle est essentielle.
- Tâches répétitives : Certaines tâches administratives peuvent être répétitives et routinières, ce qui peut entraîner une certaine monotonie dans le travail. Cela peut nécessiter une bonne organisation personnelle et la capacité à maintenir la motivation à long terme.
Qualités et compétences requises du secrétaire polyvalent
La secrétaire polyvalent est responsable d’un large éventail de tâches qui nécessitent des compétences de base. Il est essentiel d’avoir une connaissance approfondie de l’informatique, notamment du traitement de texte, du tableur et des outils de présentation. Étant donné que de nombreuses entreprises opèrent à l’échelle mondiale, la maîtrise des langues étrangères est généralement requise pour exercer cette profession.
De bonnes capacités de communication et un sens de l’organisation complètent le profil requis pour devenir secrétaire polyvalent.
Études et formations requises
Comment devenir secrétaire polyvalent et quelles formations suivre ?
Ce qui rend ce métier passionnant, c’est qu’il n’y a pas de parcours prédéfini pour y accéder. Les connaissances et compétences requises sont transversales et peuvent être acquises dans des domaines aussi variés que la bureautique, la comptabilité, la communication, le marketing ou la gestion. Cependant, il est important de noter qu’obtenir un titre RNCP de Secrétaire Comptable ou suivre un Bac Pro ou BTS Gestion des PME constitue la voie idéale pour se préparer rapidement et être opérationnel sur le marché du travail.
Perspectives d’évolution dans le domaine
Possibilités de carrière du secrétaire polyvalent
Les opportunités et perspectives d’évolution de carrière dans ce domaine sont particulièrement intéressantes. En acquérant de l’expérience et en suivant des formations appropriées, il est tout à fait possible de progresser vers des métiers tels que collaborateur juridique ou secrétaire de direction.
Il est important de noter que cela dépend réellement de l’engagement personnel. L’évolution dans ce type de poste nécessite un comportement irréprochable et une maîtrise approfondie de la gestion administrative.
Il est tout à fait envisageable d’exercer le métier de secrétaire polyvalent de manière indépendante. La tendance croissante à externaliser les tâches encourage même à se lancer dans une telle démarche personnelle. Cependant, il est évident que, lors des débuts en tant qu’assistant polyvalent indépendant, il sera nécessaire de mener une prospection étendue pour trouver des clients.
Dans quelles structures, trouver un travail de secrétaire polyvalent ?
Les assistants ou secrétaires polyvalents exercent leur métier dans les services administratifs d’entreprises de tous les secteurs économiques. De plus, ils ont également des opportunités d’emploi auprès de travailleurs indépendants, dans le domaine de la santé, au sein d’associations et dans l’administration publique.
Des industries automobiles au secteur de la santé, du secteur public aux grandes banques internationales, les secrétaires polyvalents jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien des entreprises et des institutions. Il est difficile de définir un domaine de responsabilité spécifique et uniforme. C’est cette diversité d’opportunités qui rend le profil de poste si captivant et intéressant.