Le métier de Secrétaire Administratif

Fiche métier de secrétaire administratif

Description du poste de secrétaire administratif

Le métier de Secrétaire Administratif est un poste clé au sein des entreprises et des organisations. Les secrétaires administratifs jouent un rôle essentiel dans la gestion administrative quotidienne, en veillant au bon fonctionnement des tâches administratives et en soutenant efficacement les équipes.

Le secrétaire administratif est responsable de diverses tâches administratives et de gestion au sein de différentes organisations telles que les entreprises, les associations, les cabinets de conseil et les collectivités territoriales.

Ses responsabilités incluent l’accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier, la rédaction de comptes rendus et de notes, l’organisation de réunions, la gestion des agendas, la mise à jour des fichiers et des bases de données. Il peut également être impliqué dans des tâches comptables ou de gestion du personnel.

Les missions principales du secrétaire administratif

Au sein de son poste, le secrétaire administratif doit pouvoir :

• Gérer les tâches administratives : En tant que secrétaire administratif, votre rôle principal consiste à assurer la gestion administrative de l’entreprise. Cela comprend la réception et le tri du courrier, la gestion des appels téléphoniques, la tenue de l’agenda, la préparation des réunions et la rédaction de comptes-rendus. Vous êtes le point de contact central pour les différentes parties prenantes internes et externes.
• Être support aux équipes : Les secrétaires administratifs apportent un soutien essentiel aux équipes en assurant la coordination et la communication fluides entre les différents services de l’entreprise. Vous pouvez être amené à préparer des documents, des rapports ou des présentations, à organiser des déplacements professionnels et à gérer les fournitures de bureau.
• Gérer des dossiers administratifs : Une autre responsabilité importante du secrétaire administratif est la gestion des dossiers administratifs. Cela implique la tenue et la mise à jour des bases de données, la gestion des contrats et des factures, ainsi que le respect des procédures administratives en vigueur.

Formation pour devenir secrétaire administratif

Pour exceller en tant que secrétaire administratif, il est fortement recommandé de suivre une formation spécifique pour acquérir les connaissances et compétences indispensables à ce métier. Voici quelques raisons qui expliquent l’importance de suivre une formation en secrétariat administratif :

• Maîtrise des tâches administratives : Une formation en secrétariat administratif vous permettra de maîtriser les responsabilités essentielles de ce poste. Vous apprendrez les techniques de gestion de l’accueil physique et téléphonique, le traitement efficace du courrier, la rédaction de comptes rendus et de notes, ainsi que l’organisation de réunions et la gestion des agendas.

• Compétences en gestion de fichiers et bases de données : Grâce à une formation en secrétariat administratif, vous développerez des compétences en gestion de fichiers et en utilisation de bases de données. Vous apprendrez à classer, organiser et mettre à jour les informations de manière efficace, ce qui facilitera la recherche et l’accès aux données nécessaires.

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Une formation en secrétariat administratif vous permettra d’acquérir une bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques. Vous apprendrez à utiliser des logiciels de traitement de texte, de tableur, de gestion de base de données et de messagerie électronique, ce qui facilitera l’accomplissement de vos tâches quotidiennes.

• Adaptabilité à différents contextes professionnels : Une formation en secrétariat administratif vous préparera à travailler dans divers types d’organisations, telles que les entreprises, les associations, les cabinets de conseil et les collectivités territoriales. Vous serez capable de vous adapter aux spécificités de chaque environnement professionnel et de répondre aux besoins spécifiques de chaque structure.

Salaire d’un secrétaire administratif

Plusieurs éléments sont pris en compte pour déterminer le salaire d’un secrétaire administratif. Il s’agit notamment de son niveau d’expérience, du secteur d’activité dans lequel il travaille (administration publique ou entreprise) et de son niveau d’études.

Pour un débutant avec 1 à 3 ans d’expérience, le salaire peut osciller entre 1400 € et 1600 €. Un secrétaire administratif ayant de 4 à 9 ans d’expérience peut percevoir une rémunération d’environ 1760 € brut, tandis que les plus expérimentés peuvent atteindre jusqu’à 2150 €.

Dans certains cas, les salaires les plus élevés peuvent même atteindre 2500 €. Il convient de noter que ces chiffres sont indicatifs et peuvent varier en fonction de facteurs tels que la localisation géographique, la taille de l’entreprise et les responsabilités supplémentaires. Il est donc recommandé de consulter des données salariales spécifiques pour obtenir une estimation précise du salaire dans ce domaine.

Avantages et inconvénient du métier

Les avantages du métier

Le métier de secrétaire administratif présente plusieurs avantages :

• Polyvalence professionnelle : En tant que secrétaire administratif, vous aurez l’occasion d’accomplir diverses tâches, ce qui vous permettra de développer une polyvalence professionnelle et d’acquérir des compétences dans différents domaines de l’administration et de la gestion.
• Stabilité de l’emploi : Étant donné que les secrétaires administratifs jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement des organisations, il existe une demande constante pour des professionnels compétents dans ce domaine. Cela offre une stabilité professionnelle et des perspectives d’emploi solides.
• Possibilités de progression : Le métier de secrétaire administratif offre des opportunités de développement de carrière. Avec de l’expérience et l’acquisition de compétences supplémentaires, vous pouvez évoluer vers des postes de responsabilité supérieure, tels que chef de service administratif, coordinateur administratif ou directeur administratif.
• Impact significatif : Bien que les tâches administratives puissent sembler routinières, elles ont un impact significatif sur le bon fonctionnement d’une organisation. En tant que secrétaire administratif, vous contribuez directement à la productivité et à l’efficacité de l’entreprise en fournissant un soutien administratif de qualité.

Les inconvénients du métier

Le métier de secrétaire administratif, malgré ses nombreux avantages, présente également certains inconvénients :

• Routine et tâches répétitives : Une grande partie du travail d’un secrétaire administratif consiste à effectuer des tâches routinières et répétitives. Cette répétitivité peut parfois entraîner une sensation de monotonie et de manque de variété dans les activités quotidiennes.
• Charge de travail élevée : En tant que secrétaire administratif, vous pouvez faire face à une charge de travail importante, en particulier pendant les périodes de pointe ou lorsqu’il y a des délais à respecter. Cela peut engendrer du stress et nécessiter une gestion efficace du temps et des priorités.
• Pression et responsabilité : En raison de la nature du travail administratif, les secrétaires administratifs peuvent être soumis à une pression constante pour respecter les échéances, gérer les demandes urgentes et maintenir un haut niveau de précision et de fiabilité. Cette responsabilité peut être lourde à supporter.
• Gestion de situations délicates : En tant que secrétaire administratif, vous pouvez être confronté à des situations délicates, telles que des plaintes de clients ou des conflits internes. La capacité à faire preuve de diplomatie, de patience et de résolution de problèmes est essentielle pour gérer ces situations.

Qualités et compétences requises du secrétaire administratif

Afin d’obtenir le poste de secrétaire administratif, il est nécessaire de posséder un ensemble de compétences et de qualités. Voici quelques exemples :

• Organisation et rigueur : La capacité d’organiser efficacement les tâches, de respecter les délais et de gérer les priorités est essentielle dans ce métier. Vous devez être rigoureux et avoir une excellente gestion du temps pour accomplir vos missions avec efficacité.
• Communication et relationnel : En tant que point de contact central, vous devez posséder d’excellentes compétences en communication pour interagir avec différents interlocuteurs. Une bonne capacité d’écoute, de diplomatie et de résolution de problèmes est également nécessaire pour répondre aux demandes et aux besoins des collaborateurs et des clients.
• Maîtrise des outils informatiques : La maîtrise des outils bureautiques tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) est indispensable pour accomplir les tâches administratives quotidiennes. La connaissance des logiciels de gestion et des outils de communication est également un plus.

Études et formations requises

Perspectives d’évolution dans le domaine

Possibilités de carrière après avoir travaillé en tant que secrétaire administratif

Au cours de sa carrière, un secrétaire administratif a la possibilité de développer ses compétences grâce à des formations et de les faire reconnaître par la validation des acquis. Cela lui permettra d’évoluer vers des postes de gestion en acquérant des compétences en gestion de projet et en communication. De plus, le secrétaire administratif peut également se diriger vers des postes plus spécialisés en renforçant ses compétences en droit, en finance, en comptabilité et devenir assistant comptable.

Par exemple, il peut se tourner vers des postes d’assistant de direction, de responsable administratif ou d’assistant en ressources humaines. Dans le cas où il travaille dans le secteur privé, le secrétaire administratif peut choisir de passer un concours de la fonction publique pour exercer dans le secteur public.

Dans quelles entreprises, trouver un poste de secrétaire administratif ?

Les secrétaires administratifs ont de nombreuses possibilités d’employeurs, ce qui leur offre un large éventail d’options pour trouver un emploi dans ce domaine. Ils peuvent être recrutés par divers types d’organisations, notamment des entreprises privées, des associations et même des organismes publics tels que des ministères, des hôpitaux ou des collectivités locales.

Les secrétaires administratifs peuvent exercer dans différents secteurs tels que la finance, les ressources humaines, la vente, la production et le marketing. Ils peuvent également être embauchés dans des cabinets d’avocats ou des cabinets de conseil.