Gestion du personnel : quelles sont les bonnes pratiques ?

L’efficacité d’une entreprise repose incontestablement sur la qualité de sa gestion du personnel. En tant que ressource la plus précieuse, les collaborateurs qui composent une équipe demandent une attention particulière. Face à un environnement professionnel en constante évolution, il devient impératif de se pencher sur les bonnes pratiques en matière de gestion du personnel, les enjeux de la gestion du personnel, mais aussi les outils indispensables à la gestion du personnel.

Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

Au sein de toute entreprise, indépendamment de sa taille, la gestion du personnel, représente l’une des responsabilités essentielles pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation.

Mais qu’est-ce qui se cache exactement derrière la gestion du personnel ? Uniquement les métiers de la comptabilité et des Ressources Humaines ? Et bien, c’est l’ensemble des tâches administratives liées aux relations entre les employés et l’entreprise, du recrutement jusqu’à la cessation du contrat de travail. Afin d’accomplir cette mission, le service des ressources humaines doit prendre en considération les aspects juridiques, les accords d’entreprise, ainsi que les spécificités individuelles de chaque contrat de travail.

Au sein d’une entreprise, la gestion du personnel englobe une diversité d’aspects évalués en fonction des besoins spécifiques de la société et du secteur d’activité :

• La gestion des postes salariés (recrutement, rémunération, évaluation)
• L’administration du personnel (paie, registre, gestion des régimes)
• Le cadre de travail (communication, relations)
• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)

Il est impératif d’avoir une bonne gestion du personnel afin d’éviter un turn-over très important et renforcer la fidélité des collaborateurs à l’entreprise.

Les missions de la gestion du personnel

La gestion administrative du personnel

La gestion administrative est la partie dans la gestion du personnel qui comprend la prise en charge complète des dossiers individuels et contractuels de chaque salarié. Par exemple : la réalisation, le suivi et l’archivage des obligations administratives et juridiques, du début à la fin de la relation professionnelle. On peut retrouver dans ces documents administratifs, les contrats de travail et leurs avenants, les visites médicales, les bulletins de salaire, les attestations de formation, ainsi que tous les changements de situation pouvant survenir au cours du parcours professionnel de l’employé.

La gestion des temps

La gestion des temps facilite la saisie et le suivi précis des temps de travail ainsi que des activités des salariés.

La gestion des temps de travail comprend les aspects suivants :

• Le pointage (les moments d’arrivée, de départ, et les périodes de pause),
• Le calcul des heures supplémentaires et la surveillance du repos compensateur,
• La gestion des temps plein, partiel, et des forfaits jours,
• La personnalisation des anomalies de pointage, comme les temps de repos minimum obligatoires et les plafonds d’heures travaillées.

La gestion de la paie

Bien plus qu’un simple processus technique, la paie représente un domaine à la fois complexe et particulièrement délicat. Cette responsabilité relève à la fois du service comptabilité et des Ressources Humaines. La formalisation se fait à travers un document officiel appelé bulletin de salaire ou fiche de paie, qui doit obligatoirement être remis au salarié, en respectant scrupuleusement les règles légales et conventionnelles en vigueur.

Ainsi, la gestion de la paie peut être utilisée comme un levier stratégique pour :

• Optimiser la performance d’une entreprise.
• Créer un avantage concurrentiel significatif.
• Motiver les salariés à travers des primes d’intéressement, de participation, des primes d’objectifs, des augmentations salariales, etc.
• Contribuer au maintien d’un climat social positif.

La gestion des congés

La gestion des congés du personnel constitue une préoccupation majeure en matière de ressources humaines au sein des entreprises. Elle implique la gestion méthodique des congés et des absences des collaborateurs en suivant un processus RH préalablement défini.

La gestion des congés englobe le traitement des demandes de congés du personnel ainsi que le suivi précis du nombre de jours pris et restants pour chaque salarié, conformément aux dispositions du Code du travail ou de la convention collective.

Une gestion efficace des congés et des absences est essentielle pour une répartition équilibrée du travail au sein de l’entreprise, évitant ainsi les postes vacants et la surcharge due à des pics d’activité.

Les objectifs de la gestion des congés sont les suivants :

• Simplifier le traitement des demandes de congés et la validation des absences.
• Centraliser les informations RH du personnel.
• Garantir la fiabilité des informations transmises aux salariés par le biais d’un partage de planning.
• Fournir aux employés une visibilité sur leur solde de congés.
• Prévenir les erreurs liées aux chevauchements et au calcul des soldes.

Quels sont les enjeux de la gestion du personnel ?

Stratégique et économique

Durant la formation Assistant RH, vous apprendrez que la gestion du personnel représente un enjeu majeur à la fois stratégique et économique pour toute entreprise. Sur le plan stratégique, elle joue un rôle dans le développement et la pérennité de l’organisation. Voici quelques points qui mettent en lumière ces enjeux :

Enjeux Stratégiques

• Attractivité de l’entreprise : Une gestion efficace du personnel contribue à forger une réputation positive de l’entreprise en tant qu’employeur, attirant ainsi des talents qualifiés.
• Productivité et performance : Une gestion axée sur le développement des compétences et la motivation des employés stimule la productivité et améliore la performance globale de l’entreprise.
• Adaptabilité : Face à un environnement économique en constante évolution, une gestion du personnel agile permet à l’entreprise de s’adapter rapidement aux changements, que ce soit au niveau des compétences requises ou des méthodes de travail.
• Gestion de la diversité : Promouvoir la diversité et l’inclusion au sein du personnel favorise un environnement de travail dynamique, créatif et plus représentatif de la société actuelle.

Enjeux Économiques

• Optimisation des coûts : Une gestion efficiente du personnel vise à optimiser les coûts liés à la rémunération, à la formation et à la gestion des ressources humaines dans son ensemble.
• Réduction du turnover : La gestion du personnel contribue à fidéliser les employés, réduisant ainsi les coûts associés au recrutement et à la formation de nouveaux collaborateurs.
• Rentabilité : En alignant les compétences des employés avec les besoins de l’entreprise, la gestion du personnel favorise une meilleure rentabilité, chaque ressource étant utilisée de manière optimale.
• Gestion des risques juridiques : Une gestion rigoureuse du personnel permet de minimiser les risques liés à des litiges ou non-conformités réglementaires, évitant ainsi des coûts légaux élevés.

Légal

L’enjeu du cadre légal dans la gestion du personnel est essentiel pour assurer la bonne réalisation des tâches administratives, juridiques et fiscales au sein de l’entreprise. Cette conformité légale offre plusieurs avantages et contribue à éviter des sanctions potentielles pour l’employeur :

• Conformité juridique : La gestion du personnel doit s’aligner sur les dispositions légales du Code du travail, des conventions collectives et d’autres lois du travail en vigueur. Cela inclut la rédaction de contrats de travail conformes, le respect des normes en matière de temps de travail, de repos, de santé et de sécurité au travail, ainsi que la gestion des licenciements selon les procédures légales.
• Responsabilités fiscales : Une gestion du personnel appropriée garantit le suivi et la déclaration corrects des éléments fiscaux liés aux salaires et aux charges sociales. Cela englobe la déduction et le versement des cotisations sociales, la déclaration des revenus, et d’autres obligations fiscales envers les autorités compétentes.
• Évitement des sanctions : La non-conformité aux réglementations légales peut entraîner des sanctions financières, des amendes ou d’autres mesures punitives. Une gestion précise et conforme permet d’éviter ces sanctions, ce qui protège les intérêts financiers et la réputation de l’entreprise.
• Gestion des risques juridiques : En respectant le cadre légal, l’entreprise minimise les risques de litiges, de contentieux prud’homaux ou d’autres actions en justice de la part des employés. Une bonne gestion du personnel anticipe et prévient les problèmes juridiques potentiels.

Social

L’enjeu social dans la gestion du personnel va bien au-delà de la simple conformité légale. Il repose sur la capacité de l’entreprise à créer un environnement de travail qui favorise l’épanouissement des employés, améliore leurs performances et accroît leur satisfaction. Voici quelques aspects clés de cet enjeu social :

• Motivation et engagement : Une gestion du personnel axée sur le social vise à motiver les employés en reconnaissant leurs contributions, en offrant des opportunités de développement professionnel et en favorisant un environnement de travail positif. Des employés motivés sont généralement plus engagés dans leurs tâches et contribuent activement aux objectifs de l’entreprise.
• Climat social favorable : Un climat social positif est le résultat d’une gestion du personnel attentive aux besoins des employés. Cela implique une communication transparente, la résolution proactive des conflits, et la promotion d’une culture d’équité et de respect. Un climat social favorable renforce le sentiment d’appartenance et la cohésion au sein de l’équipe.
• Développement des compétences : La gestion sociale du personnel encourage le développement continu des compétences des employés. En offrant des formations, des opportunités d’apprentissage et des perspectives d’avancement, l’entreprise favorise la croissance professionnelle de ses salariés.

Quels sont les outils de la gestion du personnel ?

Une part significative de la gestion du personnel peut être automatisée grâce à des solutions technologiques avancées, communément appelées outils SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines). Ces outils ont pour vocation de réduire les coûts en simplifiant des procédures administratives souvent complexes et chronophages.

La diversité des logiciels de gestion du personnel est représentative de la diversité des tâches réalisée par les assistants RH. Certains de ces logiciels, intégrés dans la catégorie des SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines), offrent la capacité de traiter simultanément plusieurs de ces missions.

Ces logiciels sont généralement regroupés dans les catégories suivantes :

• Gestion de la paie : Englobant le calcul et le versement des salaires, le décompte des congés, l’émission des indemnités, la production de bulletins de paie, ainsi que la gestion des déclarations obligatoires.
• Gestion des talents : Impliquant le traitement et l’automatisation des fonctions liées au recrutement, à la rétention des talents, au suivi des performances des employés, à la gestion des processus de recrutement et de sélection, aux périodes de formation, et à l’accompagnement professionnel des salariés.
• Administration du personnel : Regroupant des tâches telles que le suivi du temps de travail, la gestion des absences, la planification des ressources humaines, ainsi que d’autres missions connexes.